Privacyverklaring Onder Ons Uitvaart
Welke persoonlijke gegevens verzamel ik en waarom
Om jou of je naasten in de toekomst zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, leg ik een persoonlijk dossier aan. Ik bewaar behalve de persoonlijke contactgegevens, de informatie uit een of meer van de volgende bronnen, telefonisch gesprek, digitale offerte aanvraag, voorgesprek, verzekeringscheck en/of de checklist ‘ideeen over afscheid en uitvaart’, aantekeningen alsmede de opgemaakte kostenraming op basis van deze bronnen.
In de week na een overlijden vul ik allerlei specifieke formulieren in, die ik ook bewaar in het je persoonlijke dossier. Afhankelijk van jullie keuzes gaat het dan om het opdrachtformulier Onder Ons Uitvaart en kostenraming, aangifte van overlijden (deze maak ik op voor de gemeente), opdrachtformulier voor het rouwdrukwerk, de advertentie, het crematorium, het kistregistratieformulier, rouwvervoer, bloemen, catering, de rouwkaart, het draaiboek voor de dag van de uitvaart, de uitvaartnota en als ik een of meer verzekeringen voor je/jullie ga innen dan ook de acte van cessie.
Ik doe mijn best om je privacy te waarborgen. Dit betekent onder meer dat ik:
- zorgvuldig omga met je persoonlijke gegevens;
- ervoor zorg dat onbevoegden geen toegang hebben tot je gegevens.
- er regelmatig en automatisch een reservekopie wordt gemaakt van de gegevens op mijn labtop naar een externe harde schijf.
- Gegevens die ik niet (meer) nodig heb verwijder na de uitvaart b.v. foto’s, emails en formulieren voor derden.
- Als zelfstandige uitvaartbegeleider heb ik als enige toegang tot de gegevens in je dossier.
De gegevens uit je dossier kunnen daarnaast voor de volgende doelen gebruikt worden:
- om andere dienstverlenende partijen te informeren, bijvoorbeeld wanneer ik rouwvervoer bestel, aangifte doe bij de gemeente, de dtp-er/drukker die de kaart en/of advertentie opmaakt opdracht geef, het crematorium of de begraafplaats reserveer, en/of een afscheidslocatie vastleg etc.
- voor het gebruik voor waarneming, tijdens mijn afwezigheid;
- voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing;
- de referenties op de site zijn geanonimiseerd. Wanneer de referentie herleidbaar is naar personen vraag ik daarvoor uitdrukkelijk je toestemming.
- een klein deel van de gegevens uit uw dossier wordt gebruikt voor de financiële administratie, zodat ik of mijn administrateur, een factuur kan opstellen en belastingaangifte kan doen.
Bewaartermijn
Als ik vanwege een andere reden gebruik wil maken van je gegevens, dan zal ik je eerst informeren en expliciet toestemming vragen.
De gegevens voor financiele administratie tenminste 7 jaar bewaard, zoals in de wet wordt vereist.
De gegevens uit je persoonlijke dossier worden zolang bewaard als nodig is. Omdat het pas van toepassing is bij je overlijden, of dat van een naaste, is de termijn niet beperkt. Uiteraard kan je altijd een verzoekt doen om inzage in het dossier of verwijdering.